3 decisões que quase quebraram a Ctrl+Play (e como revertemos)

Todo empreendedor tem aquela história que conta rindo, mas que na época tirou o sono. Aquele momento em que você olha para trás e pensa: “como eu deixei isso acontecer?”

Fundei a Ctrl+Play em 2015 com a missão de democratizar o ensino de tecnologia para crianças e adolescentes. Ao longo de oito anos, construímos uma rede de franquias que se tornou referência no setor. Mas esse caminho não foi linear. Houve momentos em que decisões erradas quase comprometeram tudo.

Decidi compartilhar essas histórias agora porque acredito que aprendemos mais com os erros dos outros do que com seus acertos. E porque, depois de anos processando essas experiências, finalmente consigo falar delas com a distância necessária para extrair as lições que importam.

Decisão #1: Expandir o time sem processos (2018)

Em 2018, a Ctrl+Play estava crescendo. Tínhamos mais franqueados, mais demandas, mais urgências. A solução óbvia parecia ser: contratar mais gente.

O problema é que eu contratei sem ter processos claros de alinhamento. Não havia reuniões estruturadas de acompanhamento. Não existia um ciclo definido de feedback. Cada pessoa nova entrava e tentava descobrir sozinha como as coisas funcionavam.

O resultado foi previsível: time desalinhado, cada um remando para um lado diferente. O suporte aos franqueados, que deveria melhorar com mais gente, na verdade piorou. A comunicação ficou fragmentada. As decisões se contradiziam. E a folha de pagamento inchou enquanto o caixa apertava.

Tivemos que tomar decisões difíceis. Reduzimos o time e, finalmente, implementamos o que deveríamos ter feito desde o início: rituais de alinhamento, reuniões semanais com pauta clara, ciclos de feedback estruturados. Só então as coisas começaram a funcionar.

A lição que ficou: pessoas sem processo é caos. Processo sem pessoas é burocracia. Você precisa dos dois, na ordem certa. Primeiro o processo, depois as pessoas para executá-lo.

Decisão #2: Terceirizar o financeiro no meio do caos

Com os processos internos ainda bagunçados, tive uma ideia que parecia brilhante: terceirizar o financeiro. Contratar um BPO (Business Process Outsourcing) que cuidaria de tudo enquanto eu focava no negócio.

O raciocínio era simples: se eu não estava conseguindo organizar internamente, alguém de fora, especialista no assunto, resolveria. Delegaria o problema e seguiria em frente.

O que eu não percebi é que você não pode terceirizar algo que você mesmo não domina. O BPO precisava de informações que eu não tinha organizadas. Precisava de processos que não existiam. Precisava de decisões que só eu podia tomar, mas que eu não sabia que precisavam ser tomadas.

Em vez de menos trabalho, tive mais. Passava horas pedindo relatórios, conferindo números, tentando entender por que as coisas não batiam. Meu time ficou sobrecarregado fazendo ponte entre o BPO e a operação. O que deveria simplificar, complicou.

A virada veio quando internalizei de volta. Contratei alguém de confiança, sentei junto, e finalmente entendi o financeiro do meu próprio negócio. Só depois disso, anos mais tarde, conseguimos terceirizar de forma saudável.

A lição: não terceirize o que você ainda não domina. Terceirização funciona para escalar algo que já funciona, não para resolver algo que você não entende.

Decisão #3: Vender livros direto para franqueados

Essa foi a decisão que mais nos custou, e também a que gerou a maior transformação.

No modelo original da Ctrl+Play, a franqueadora vendia os materiais didáticos (livros) diretamente para os franqueados. No papel, fazia sentido: centralizávamos a compra, negociávamos melhores preços, repassávamos com margem.

O problema é que, na prática, o franqueado via a franqueadora como um “pai”. E quando você tem várias contas para pagar, a do “pai” sempre fica por último. Afinal, o pai vai entender, né?

O resultado: inadimplência de 44%. Quase metade do que vendíamos não era pago no prazo. E enquanto isso, nós pagávamos os fornecedores à vista. O caixa ficou insustentável.

Tentamos de tudo. Cobrança mais firme. Parcelamento. Negociação. Nada resolvia estruturalmente. O modelo estava quebrado.

A virada veio durante a pandemia, entre 2020 e 2021. Com as escolas fechadas e a operação paralisada, tivemos tempo para repensar tudo. Desenvolvemos um ERP próprio que permitia a cobrança direta do aluno final. O franqueado deixou de ser intermediário financeiro.

O resultado foi transformador: inadimplência caiu para menos de 2%. Resolvemos o problema de bitributação que existia no modelo anterior. E conseguimos remover os royalties de 10% que cobrávamos, porque o novo modelo era mais eficiente para todos.

A lição: às vezes a crise te força a fazer o que você deveria ter feito antes. A pandemia foi devastadora em muitos aspectos, mas nos deu a pausa necessária para reconstruir o que estava quebrado.

O que eu faria diferente

Se pudesse voltar no tempo, faria três coisas:

1. Construiria processos antes de contratar. Cada nova pessoa deveria entrar em um sistema que já funciona, não em um caos esperando ser organizado.

2. Dominaria cada área antes de delegar. Não precisa ser especialista, mas precisa entender o suficiente para saber se está funcionando ou não.

3. Questionaria modelos “óbvios” mais cedo. Só porque todo mundo faz de um jeito não significa que é o jeito certo para o seu negócio.

Erros são inevitáveis. Fazem parte do jogo. O que diferencia quem sobrevive de quem quebra não é errar menos, é a velocidade da correção. Quanto mais rápido você reconhece o erro, mais rápido pode reverter. E quanto mais honesto for consigo mesmo sobre o que deu errado, mais profundo será o aprendizado.

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